Organizacja konferencji to spore wyzwanie, wymagające starannych przygotowań i dopracowania detali. Szczególnie istotne jest odpowiednie prowadzenie wydarzenia. To od fachowości konferansjera i prelegentów zależy w dużej mierze jego sukces. Jak je profesjonalnie poprowadzić? Podpowiadamy.
Program konferencji to podstawa
Niezależnie od tego, czy miejscem konferencji są sale szkoleniowe w Krakowie, czy też w niewielkiej miejscowości, powinieneś się odpowiednio przygotować do wydarzenia. Podstawą jest stworzenie szczegółowego scenariusza eventu. Profesjonalny konferansjer nie może sobie pozwolić na nerwowe przerzucanie kartek i poszukiwanie konkretnych informacji w trakcie występu. Zawczasu warto zatem zebrać wszystkie najważniejsze dane w jednym dokumencie.
Tworząc scenariusz, umieść kolejne wydarzenia w porządku chronologicznym (zgodnie z kolejnymi godzinami i minutami eventu), uzupełniając je o krótkie biogramy mówców, temat wystąpienia i inne ważne informacje. Starannie zaplanuj, w którym miejscu konferencji przeczytasz listę partnerów czy sponsorów oraz powiesz więcej na temat organizatora wydarzenia. Warto pozostawić trochę pustego miejsca na kartce przed każdym wejściem na scenę, aby móc ewentualnie wpisać w nie np. ważną wiadomość od organizatora.
Język dostosowany do publiczności
Opracowując scenariusz wystąpień, warto dostosować język do publiczności. Dotyczy to zarówno konferansjera, jak i prelegenta. Nie zawsze trudne, specjalistyczne słownictwo zostanie dobrze przyjęte przez gości. Jednocześnie unikaj kolokwializmów i słownictwa zbyt potocznego. Najlepszym rozwiązaniem jest prowadzenie swobodnego, a jednocześnie rzeczowego monologu staranną polszczyzną. Mile widziane jest wtrącanie ciekawych faktów, anegdot i osobistych przemyśleń. Nie przesadzaj jednak z ich liczbą – elementy te powinny być tylko dodatkiem do ważniejszych informacji zawartych w wystąpieniu.
Spokojne tempo mówienia
Warstwa edukacyjna to nie wszystko. Równie istotny jest sposób mówienia. Występując przed publicznością, pamiętaj o właściwym akcentowaniu wyrazów i znakach przestankowych. Zdarza się, że mówca chce jak najszybciej zejść ze sceny, a przez to wypowiada się szybko i chaotycznie. W efekcie słuchacz czuje się zdezorientowany, a często nawet gubi się w potoku słów. Dlatego tak ważne jest spokojne, równe i naturalne tempo mówienia oraz wyraźne wymawianie zdań.
Niektórzy występujący chcą być dobrze słyszani, przez co zaczynają mówić za głośno. Niepotrzebnie – nowoczesny sprzęt audiowizualny zapewni odpowiednią słyszalność nawet w najdalszych rzędach, w które wyposażone są największe sale szkoleniowe Warszawa, podobnie jak wiele innych lokalizacji, obfituje w obiekty konferencyjne zapewniające profesjonalny sprzęt, który zapewni Ci wystarczającą głośność. Pamiętaj, że zbyt głośny sposób mówienia jest męczący nie tylko dla słuchaczy, ale też dla mówcy, któremu szybko zaczyna brakować oddechu.
Starannie opracowany scenariusz oraz właściwy sposób i tempo mówienia pomogą Ci odnieść sukces na konferencji. Na stronie MojeKonferencje.pl znajdziesz setki obiektów szkoleniowych z całej Polski. Sprawdź!